Immer wieder kommt es vor, dass Vereine Veranstaltungen planen und danach vor einem finanziellen Scherbenhaufen stehen. Die Budgetplanung war nicht korrekt. In diesem Beitrag weisen wir auf die wichtigsten Punkte hin, die bei einer Budgetplanung beachtet werden müssen.

Realismus plus Zuschlag

Machen Sie sich bei der Kostenplanung einer Veranstaltung nichts vor. Alle Zahlen innerhalb einer Budgetplanung sollten belegt sein. Beim Schätzen der Kosten hat man sich schon zu oft vertan – und hinterher große Probleme bei der Zahlungsabwicklung gehabt. Holen Sie deshalb für alle Posten Angebote ein.

Möglichst detailliert

Bilden Sie keine großen Sammelposten, sondern ermitteln Sie die Kosten so genau wie möglich. Wenn Sie beispielsweise Künstler engagieren, sollten Sie keinen Posten „Künstlerkosten“ anlegen. Splitten Sie die Künstlerkosten noch einmal auf in
•    Gage/Honorar
•    Reisespesen, Verpflegung, Übernachtung
•    GEMA-Kosten
•    Beiträge zur Künstlersozialkasse
•    Eventuelle Kosten für Begleitpersonal

Auch beim Verkauf von Lebensmitteln (heiße Würstchen oder Ähnliches) werden gerne die „Kleinigkeiten“ übersehen. An die Kosten für Würstchen und Toastbrot oder Brötchen wird noch gedacht. Aber der Senf oder Ketchup wird vernachlässigt. Und an Pappteller, Plastikgeschirr usw. wird gar nicht gedacht. Schließlich wird die zu zahlende Umsatzsteuer nicht beachtet und auch eventuelle Kosten für die Genehmigung des Verkaufs.

Hinweis
Wenn Ihr Verein eine größere Veranstaltung plant, sollten Sie darauf achten, dass die Einnahmegrenze von 35.000 Euro im Jahr nicht überschritten wird, da ansonsten die Steuerermäßigung bei der Körperschaft- und Gewerbesteuer entfällt.

Puffer einbauen

Je gröber die Planung, umso größer der Puffer. Die von uns genannten 10 Prozent beziehen sich auf eine detaillierte Planung. Stellen Sie erste Überlegungen an und überschlagen Sie die Kosten im Kopf. Sie sollten ruhig 1/3 bis 1/2 der überschlagenen Kosten hinzurechnen.

Fixe und variable Kosten

Unterscheiden Sie zwischen den Fixkosten und den variablen Kosten. Die Fixkosten stehen in ihrer Höhe fest. Hier besteht keine Möglichkeit, dass sich diese Kosten ändern. Dazu gehören beispielsweise Gebühren für Genehmigungen, Mieten für Ton und Licht usw. Auf der anderen Seite gibt es variable Kosten, die sich verändern können. Wenn Ihre Kalkulation also ins Minus rutscht, sollten Sie Ihren Blick auf die variablen Kosten werfen.

Praxis-Tipp

Gestalten Sie die Verträge mit Lieferanten möglichst so, dass Sie entweder Ware auf Kommission nehmen oder aber die Abnahmemengen auch noch kurzfristig in einem abgestimmten Rahmen ändern können.

Die indirekten Kosten nicht vergessen

Bei der Kostenkalkulation werden oft die indirekten Kosten nicht berücksichtigt. Indirekte Kosten sind beispielsweise die Kosten für hauptamtliche Mitarbeiter des Vereins. Da der Mitarbeiter auch ohne Veranstaltung sein Gehalt bezogen hätte, wird dieser Posten bei der Veranstaltungskalkulation häufig vernachlässigt. Wer aber ein realistisches Bild seiner Einnahmen und Ausgaben haben will, muss auch diese Kosten erfassen.

Hinweis
Bei Veranstaltungen handelt es sich oftmals um Arbeitszeiten außerhalb des Hauptvertrages. Klären Sie im Vorfeld, ob Sie arbeitsrechtlich auf der sicheren Seite sind.

Versicherung im Blick

Auch hier können für die Vereins-Veranstaltung Kosten anfallen, die gerne übersehen werden. Erkundigen Sie sich im Vorfeld, wie es um die Veranstalterhaftpflicht oder Nichtmitgliederversicherung gestellt ist und was Sie hier an Budget einrechnen müssen.

Die Kostenkalkulation als Begleiter

Die Kostenkalkulation sollte während der Vorbereitung und Durchführung Ihr ständiger Begleiter sein. Liegen die Kosten unter den kalkulierten Ausgaben, erhöht sich ihr Puffer. Sie sollten jetzt nicht darüber nachdenken, ob man beispielsweise den Etat für die Werbung anheben könnte. Sind die Kosten geringer, kann sich die Vereinskasse freuen. Übersteigen die tatsächlichen Kosten die kalkulierten Ausgaben, sollten Sie prüfen, woran das liegt. Haben Sie den Betrag zu gering angesetzt, ist dies kein Problem – Sie haben ja noch Ihren Puffer. Wurde zu teuer eingekauft, sollten Sie versuchen, das Geschäft rückgängig zu machen und günstiger einzukaufen.

Quelle: Helmut Fischer, veröffentlicht auf www.verein-aktuell.de