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veröffentlicht am 26.09.2018

Vorbereitung der Mitgliederversammlung

Mitgliederversammlung interessant gestalten

Vorbereitung der Mitgliederversammlung

 

 

Vom gemiedenen Pflichttermin zum Vereinsevent

Mitgliederversammlungen – vor allem die Jahreshauptversammlungen von Mehrspartenvereinen – sind leider meist schwach besucht.
Was schade ist, ist doch die Mitgliederversammlung – neben dem Vorstand – ein grundsätzlich notwendiges und im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgeschriebenes Vereinsorgan. Wie eine Mitgliederversammlung durchzuführen ist, wird in den meisten Fällen sehr genau durch die Vereinssatzung geregelt. Doch bei aller Notwendigkeit und Regelungen durch BGB oder Satzung, nirgends steht geschrieben, dass eine Mitgliederversammlung trocken, uninteressant, langatmig und altbacken sein muss.







Die Mitglieder

Hauptpersonen und einzige Zielgruppe der Mitgliederversammlung sind die Mitglieder. In dieser Zusammenkunft können sie ihr Recht auf Mitbestimmung ausüben und den Vorstand wählen.
Seine Rechte nimmt aber nur wahr, wer sich mit dem Verein verbunden fühlt und sich mit ihm identifiziert.
Menschen möchten ihre Freizeit nicht bei uninteressanten Veranstaltungen vergeuden. Sie möchten sich wohlfühlen, nicht gelangweilt werden und das Gefühl haben, ihre Zeit im eigenen Sinne verbracht zu haben.
Geben wir unserer Mitgliederversammlung also einen angenehmen Rahmen, stellen wir – zumindest antialkoholische – Getränke bereit und sorgen dafür, dass es am Veranstaltungsort weder zu kalt noch zu warm ist und das Ambiente stimmt.

Der Termin

Natürlich muss man sagen, dass es niemals den ultimativen Termin für eine Mitgliederversammlung geben wird. Kein Wochentag eignet sich besser als ein anderer. Aber es gibt durchaus Zeitpunkte, an denen man eher Gruppen von Mitgliedern von der Teilnahme ausschließen kann. Wählt man Brückentage, darf man sich nicht über mangelnde Teilnahme beschweren, ebenso wenig in den Ferien. An Freitag- und Samstagabenden treten viele private Veranstaltungen – auch kurzfristig – in den Vordergrund. Am frühen Samstagabend könnten die Sportschau-Seher den Passivsport vorziehen. Mittwochs- und Donnerstagsabends könnten die Fußballinteressierten fernbleiben, wenn Champions League- oder Pokalspiele ausgetragen werden.
In vielen Vereinen wird der Termin für die Mitgliederversammlung bereits am Ende des Vorjahres festgelegt und bekanntgemacht. Zu diesem Zeitpunkt sind einige externe sportliche Ereignisse noch nicht terminiert.
Wenn diese aber nun mit dem gewählten Termin kollidieren, spricht nichts dagegen, trotz festgelegten Datums, die Uhrzeit der Mitgliederversammlung so zu wählen, dass diese – um beim Beispiel zu bleiben – Sportereignisse direkt an die Versammlung anschließen.
Ob gemeinsam geschaut wird oder der Ablauf der Versammlung so geplant ist, dass die Interessierten pünktlich vor dem TV-Gerät ihrer Wahl eintreffen, ist dabei Geschmackssache.

Die Einladung

In der Vereinssatzung wird die grundsätzliche Form der Einladung geregelt.
Bei (meist) älteren Satzungen sind dies Anzeigen in Zeitungen, Aushänge oder direkte Einladungsschreiben an die Mitglieder. Diese satzungsgemäße Form ist natürlich einzuhalten ebenso die Ladungsfrist.
Was aber in der Satzung steht, hindert niemanden daran mehr zu tun, als nur das.
Vereine, die per Zeitung zur Mitgliederversammlung einladen, können – und konnten noch nie – davon ausgehen, dass diese Anzeige auch von allen einzuladenden Mitgliedern gelesen wir. Natürlich hat man die Vorgabe erfüllt, wenn man die Anzeige geschaltet hat, aber man erreicht nicht die Nicht-Zeitungsleser oder diejenigen, die an diesem Tag keine Zeitung gekauft haben.
Wer seine Mitgliederversammlung publik machen möchte, der nutzt jedes Medium, das ihm zur Verfügung steht – Mitgliederzeitung, Aushang, Rundschreiben und/oder Newsletter, Homepage etc.
Und das nicht nur gemäß der Ladungsfrist einmal, sondern gerne öfter.

Die Tagesordnung

Inhaltlich und von Seiten des Ablaufes, wir die Tagesordnung – wie so vieles – von der Satzung vorgegeben.
Aber auch hier gibt es Auslegungsmöglichkeiten. Und nur weil es immer schon so gemacht worden ist, führt man langatmige Prozeduren nicht fort, wenn man seiner Mitgliederversammlung Leben einhauchen möchte.
Ein Beispiel: Es gibt Vereine – und gar nicht so wenige – die lesen zu Beginn der Versammlung das Protokoll der letzten Versammlung komplett vor und lassen dann dies dann genehmigen. In der Satzung steht – wenn überhaupt! – „Genehmigung des Protokolls“ – kein Wort von „Vorlesen“. Man kann das Protokoll auch mit der Einladung allen Mitgliedern zusenden, damit es im Vorfeld gelesen wird.
Wer seine Mitglieder gleich zu Beginn einer Versammlung an die Einschlafgrenze treibt, der darf sich nicht wundern, wenn die Aufmerksamkeit und Teilnahmebereitschaft gen Null gehen oder die Mitglieder anfangen miteinander zu reden, um sich wachzuhalten.

Die Jahresberichte

Manche Vorstandsmitglieder gehen in Monologen zu ihrem Tun und Wirken im vergangenen Geschäftsjahr regelrecht auf.
Es gibt begnadete Redner, die selbst die kleinsten sportliche Ergebnisse interessant darstellen und ihre Zuhörer über halbe Stunden hinweg fesseln können. Diese sind aber eher selten.
Für alle anderen kann man den Zuhörern mit festgelegten Redezeiten, vorher ausgelegten oder versandten Jahresberichten und einer multimedialen Unterstützung (z.B. einer Präsentation mittels Laptop und Beamer) helfen, die Arbeit des vergangenen Jahres richtig erfassen und würdigen zu können.
In Mehrspartenvereinen ist zu beobachten, dass die jährlichen Abteilungsversammlungen vergleichsweise besser angenommen werden, als die Mitgliederversammlung des Gesamtvereins. Hier ist die Identifikation mit der eigenen Abteilung größer, als mit dem darüber stehenden Verein. Auch die Wichtigkeit der Mitgliederversammlung des Gesamtvereins wird verkannt. Hier helfen Hinweise in den Abteilungsversammlungen – durch die Abteilungsleiter oder auch durch die persönlich ausgesprochene Einladung der/s Vorsitzenden des Gesamtvereins.
Ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen fängt hier an. Und es kann in der Mitgliederversammlung weitergeführt werden, wenn dort die Abteilungsleiter das Sportjahr ihrer Abteilung kurz den anwesenden Mitgliedern vorstellen. Manchmal stellen sich hier auch Aha-Effekte ein.

Der Versammlungsleiter

Über die Redebegabung (s.o.) eines Versammlungsleiters muss nicht lange gesprochen werden, im Normalfall ist der Versammlungsleiter einer Mitgliederversammlung die/der 1. Vorsitzende und dies ist durch die Satzung geregelt. Ob er oder sie der freien Rede mächtig ist oder nicht, ist nicht relevant.
Aber wer weiß, dass er Probleme mit vielen Worten hat, der kann sich in seinen Begrüßungsworten und beim Führen durch die Tagesordnungspunkte gerne kurz fassen.
Viel wichtiger, als die Redebeiträge des Versammlungsleiters ist dessen Vorbereitung auf die Versammlung. Es empfiehlt sich im Vorfeld eine intensive Auseinandersetzung mit der eigenen Satzung, damit man die satzungsgemäß geforderte Form der Abstimmung und die erforderlichen Mehrheitsverhältnisse parat hat. Und – da die Besserwisser leider nicht weniger werden – kann man die Abstimmungs-Formalien und auch gewisse Spielregeln (z.B. Verhalten bei Wortmeldungen und Rückfragen oder die Begrenzungen der Redezeit) zu Beginn der Versammlung gerne benennen, aber auch als Gedächtnisstütze – als Handzettel – auslegen.

Das Rahmenprogramm

Wie bereits oben erwähnt, kann man die Mitgliederversammlung multimedial aufwerten – nicht nur um Redebeiträge zu unterstützen, sondern ebenfalls um den Mitgliedern einen Einblick in das vergangene Vereinsjahr zu ermöglichen, das diese vielleicht nicht in Gänze verfolgen konnten. Hierzu eignen sich Videobeiträge oder Diashows ausgezeichnet. Wer aber nicht die technischen Möglichkeiten hat, sich dieser zu bedienen, der kann auch die übers Jahr gemachten Fotos in einer Endlosschleife im Hintergrund ablaufen lassen.
Hierzu bedarf es während des Jahres einer gewissen Disziplin – unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte der Mitglieder natürlich – regelmäßig Fotos zu schießen. Aber hier können Vereine von dem permanenten Vorhandensein von Handykameras profitieren.
Dass Mitgliederversammlungen meist nach dem Schema X einer Einzelveranstaltung ablaufen, hat sich im Laufe der Zeit entwickelt, ist aber nirgends vorgeschrieben. Es gibt kein Verbot vor oder nach dem offiziellen Teil ein sportliches oder gesellschaftliches vereinsinternes Event anzufügen. Das gemeinsame „Fußballschauen“ fällt ebenso hierunter, wie die Vorführung der Tanzsportgruppe oder ein Auftritt des vereinseigenen Spielmannszuges (solange man den Beteiligten die Möglichkeit lässt, vor- oder hinterher an der Mitgliederversammlung teilzunehmen).

Quelle: Daniela Herrlich, Estrella Solutions - www.estrella-solutions.de
 
 
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